Control Interno en Colombia
Conoce sus Principios y Elementos
El concepto de control interno indica que se trata de un conjunto de normas, planes, principios y mecanismos que se encargan de comprobar y analizar todas las actividades que se ejecuten dentro de una organización.
El control interno vela por la correcta administración, tanto de la información como de los recursos, además se encarga de vigilar si esa administración se apega a las políticas delineadas por la dirección y están sujetas a las directrices establecidas constitucionalmente.
Las organizaciones empresariales deben definir un plan para dejar sentado principios, métodos y procedimientos con la finalidad de proteger sus recursos y reconocer fraudes en los procesos propios de la empresa.
¿Cuándo es eficiente un control interno?
El control interno es parte de un proceso que debe aplicarse en conjunto; junta a directiva, gerencia y recursos humanos de una organización empresarial.
Se considera que el control interno es eficiente si cumple con las siguientes funciones:
- Es eficiente si resguarda los recursos de la organización, asegurando su adecuada administración y protegiéndolos de posibles riesgos que lo puedan afectar.
- Debe garantizar que las operaciones dentro de la organización se realicen de forma eficiente, además el control interno debe promover y facilitar la ejecución correcta de las funciones establecidas para la consecución de la misión trazada por la organización.
- Otra función de un control interno eficiente es vigilar que, tanto actividades como recursos, sean dirigidos al logro de los objetivos.
- También debe garantizar la adecuada evaluación y darle seguimiento a la gestión organizacional.
- Para que un control interno sea eficiente debe asegurar que registros e información generados en las jornadas de la organización se expongan oportunamente y que además sea información veraz, que se pueda confirmar.
- Debe asegurarse de establecer medidas para la prevención de riesgos.
- Otra función del control interno es detectar errores para corregirlos a tiempo para que no afecten los objetivos de la organización.
¿Cuáles son los principios de un sistema de control interno?
Un sistema de control interno posee una serie de principios para su buen funcionamiento. Si una organización quiere lograr sus objetivos debe apegarse a los siguientes principios:
Autocontrol: Este principio se refiere a la capacidad que deben tener todos los funcionarios de una organización, sin importar su nivel jerárquico, para controlar y valorar su trabajo.
Además, deben ser capaces de detectar desvíos para aplicar los correctivos adecuados en el cumplimiento de sus funciones.
También el principio se refiere a la capacidad que debe tener cada miembro de la organización para optimizar sus funciones y responsabilidades.
Autorregulación: Este es otro principio del sistema de control interno que tiene que ver con capacidades.
La organización debe ser capaz de diseñar y aplicar normas, procedimientos y metodologías que aseguren el desarrollo del sistema de control interno.
Autogestión: La autogestión se refiere a la capacidad que debe tener la organización para ejecutar eficientemente todas las funciones, además deben evaluarlas e interpretarlas.
Conoce los elementos de un sistema de control interno
Pasemos a los elementos que componen a un sistema de control interno eficiente.
Ambiente de control: Es el elemento sobre el cuál se cimienta el sistema de control interno.
Tiene que ver con fomentar en todos los integrantes de la organización algunos principios fundamentales, por ejemplo, valores y actitudes dirigidas al control.
Actividades de control: En este punto nos vamos a referir a las políticas y procedimientos a seguir para conseguir que se cumplan a cabalidad las instrucciones que se dicten desde la administración.
Esas instrucciones en general tienen que ver con los riesgos y controles
Información y comunicación: Los sistemas de información que se manejan en una organización deben dirigirse para identificar, detectar e intercambiar información con el propósito de que el personal cumpla con sus responsabilidades.
Este elemento tan importante también está dirigido a los usuarios externos, para que tengan los suficientes elementos de juicios para tomar decisiones y puedan valorar la entidad en cuestión.
Monitoreo: A través de este elemento se busca evaluar el desempeño del sistema de control interno en un tiempo determinado.
Esta evaluación se hace por medio de inspecciones continuas hechas por los líderes de la organización, también se realizan a través de las auditorías internas o de los organismos correspondientes.
Gestión de riesgos: Es pertinente tener un sistema de administración de riesgos con el propósito de disminuir los daños y costos que esos posibles peligros ocasionen.
La gestión de riesgo busca prevenir o impedir que esos riesgos se materialicen y terminen afectando el buen desarrollo de los procesos y metas empresariales.
Evaluaciones autónomas: Un elemento indispensable para el control interno de una organización es realizar evaluaciones independientes que se enfoquen en la efectividad del sistema de control interno.
Estás evaluaciones deben ser realizadas por individuos autónomos al proceso, así se garantizará la objetividad e imparcialidad.
¿Cuáles son los beneficios de tener un sistema de control interno?
Enumeremos las ventajas de contar con un sistema de control interno a continuación:
- El sistema de control interno crea seguridad en la forma correcta de administración, sin dejar de tener en cuenta los posibles riesgos del negocio.
- Otra ventaja es que promociona dispositivos de revisión para garantizar la solución de las desviaciones que puedan ocurrir por el funcionamiento de un sistema de control interno.
- Un sistema de control interno pone normas de comportamiento y actuación que, en general funcionan como directrices de la entidad.
- Ayuda a disminuir novedades, creando confianza en que si se pueden cumplir los objetivos trazados. Así se promueve el seguimiento del desarrollo del negocio.
- Establece las normas de actuación que deben cumplir todos los niveles de la organización. Se hace en general a través de metas sencillas, claras, controlables y medibles.
¿El sistema de control interno tiene limitantes?
Un sistema de control interno tiene limitaciones que tienen que ver con lo económico, la gestión y la institucionalidad, atentos porque tenemos los detalles al respecto.
Limitaciones en lo institucional y cultural:
Encontramos limitantes cuando los ciudadanos se muestran indiferentes y no adoptan el rol que les corresponden, que sin duda es importante. Se trata de ser coparticipe del correcto manejo de los recursos del Estado.
Limitaciones en lo financiero y lo económico:
Estas limitantes se presentan cuando no existe una coordinación de las instituciones públicas, entes que deben estar comprometidos con el desarrollo de los programas de control interno.
Limitaciones en las gestiones:
El poco interés en general causa limitaciones, pero estás se acentúan cuando es la administración pública la que muestra poco interés en darle un enfoque novedoso al sistema de control interno.
¿De qué se encarga la oficina de control interno?
La oficina de control interno es una dependencia que tiene como función evaluar y dar continuo seguimiento, de forma autónoma, al trabajo de las entidades y al mejoramiento de sus procesos.
Podemos resumir las funciones de la oficina de control interno de la siguiente manera:
- La oficina de control interno realiza valoración de riesgos.
- Además brinda acompañamiento y asesoría.
- También ejecutan evaluaciones y seguimiento.
- Tienen la tarea de fomentar la cultura del control y las relaciones con instituciones externas.
- Debe velar por que se cumplan las leyes, normativas, planes, proyectos, políticas y objetivos de la organización, además de ser necesario hará recomendaciones de ajuste sobre los procesos.
- La oficina de control interno tiene la tarea de apoyar a los directivos en la toma de decisiones para el logro de los resultados perseguidos.
- También debe asegurar los procesos que tienen que ver con el manejo de recursos y los sistemas de la entidad y además, de ser necesario pueden recomendar correctivos.
- Una de las funciones de la oficina de control interno es comprobar que se apliquen los mecanismos de participación ciudadana que establezca la entidad dentro de un marco constitucional y legal.
- Tienen que mantener la interacción informativa con los directivos, comunicándoles permanentemente el estado del control interno de la organización o entidad.
- La oficina de control interno tiene la función de verificar que se cumplan las medidas recomendadas.
La misión de este departamento autónomo está enfocada en asesorar a las entidades en la prolongación del proceso administrativo, la evaluación de los parámetros establecidos y en la ejecución de los correctivos necesarios para lograr las metas trazadas.
La oficina de control interno debe tener un rol proactivo frente a la administración del riesgo, actuando a través del cálculo de la efectividad de los controles, instruyendo en la metodología y dando seguimiento a las actualizaciones de los mapas de riesgos de las organizaciones.
Por otro lado, el seguimiento de la contratación que debe hacer la oficina de control interno se aplica extrayendo una muestra de todo el universo de los contratados.
En general no se puede atender a todo el universo de contratados por la escasa capacidad que tiene la oficina de control interno.
En conclusión, el sistema de control interno no es más que un conjunto de normas que se deben seguir, al pie de la letra, para una organización llegue a cumplir sus metas.
